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Portrait Thilo Sauter
© Rafaela Pröll

IEEE ETFA: Konferieren trotz Covid

Geplant war die 25. IEEE ETFA Conference (International Conference on Emerging Technologies and Factory Automation), ein internationales Meeting für ExpertInnen im Bereich der Automatisierungstechnik, als Konferenz mit rund 400 TeilnehmerInnen. Sie alle hätten physisch vor Ort nach Wien kommen sollen. Doch dann kam Corona. Und damit stand der Tagungsleiter, TU-Professor Thilo Sauter, vor einer Herausforderung. "Wir haben bereits im März erkannt, dass ein Plan B nötig sein wird", erinnert sich Sauter an das Frühjahr 2020. "Wir haben uns relativ bald entschieden die IEEE ETFA Conference als hybride Konferenz zu veranstalten." Die virtuelle Teilnahme via Internet sollte ebenso möglich sein, wie die Anwesenheit in Wien. – Eine Entscheidung, die auch im Zusammenhang mit dem Feedback der potentiellen TeilnehmerInnen stand: "Wir haben gesehen, es gibt wirklich den massiven Wunsch zu echten Konferenzen zu kommen. Die Qualität des Austauschs ist eine völlig andere." Damit begann für Sauter und sein Team die tatsächliche Herausforderung.

Sicherheit zuerst

"Wir mussten die Konferenzorganisation komplett neu denken", beschreibt Sauter die Situation im Frühjahr und Sommer. Ein Sicherheitskonzept wurde erarbeitet. Hygiene- und Abstandsregeln waren dabei ebenso Thema wie ein effizientes Contact Tracing, um schnell feststellen zu können, wer wann wo gesessen ist. Vermeintlich banale Abläufe erforderten viel Gedankenarbeit: "Wie kriege ich 70 Teilnehmer relativ schnell in einen Saal und wie kann ich trotzdem nachvollziehen wer nebeneinandergesessen ist?" Doch abseits der Sicherheitsfragen beschäftigte die OrganisatorInnen in erster Linie die Art und Weise des hybriden Wissenstransfers. Letztlich zählen die Inhalte.

Gute Verbindungen schaffen

"Wir mussten uns während den Vorbereitungen laufend die Frage stellen, wie die Konferenz für Teilnehmer wirkt, die remote zugeschaltet sind", so Sauter über den notwendig gewordenen neuen Planungsprozess. "Wir haben den Konferenzablauf vorab immer von zwei Seiten betrachtet, um auch für virtuell dazu geschaltete Teilnehmer ein entsprechendes Konferenzerlebnis bieten zu können." Die Präsentationen vor Ort in Wien wurden ins Netz gestreamt. "Die virtuellen Teilnehmer haben ihre Vorträge vorab auf Video aufgezeichnet. Die Beiträge wurden eingespielt, um technische Probleme zu minimieren", so Sauter. Diskutiert wurde jedoch via Live-Schaltungen. "Unser oberstes Ziel war eine möglichst gute inhaltliche Verbindung zwischen beiden Gruppen zu schaffen."

Sicher ins Ziel gelaufen

Angesichts der Internationalität der IEEE ETFA bestand eine zusätzliche organisatorische Herausforderung. Die TeilnehmerInnen stammten aus 30 Ländern aus aller Welt, von Australien über Japan, China und die USA bis Russland und Südafrika. Sauter: "Es galt den Zeitpunkt der virtuellen Präsentationen auf die jeweilige Landeszeit abzustimmen. Das war neu für uns." Schlussendlich hat alles reibungslos funktioniert. 120 TeilnehmerInnen waren bei der 25. IEEE ETFA vor Ort in Wien. 230 haben an der Konferenz virtuell teilgenommen. Das Sicherheitskonzept vor Ort ist aufgegangen. Die Contact-Tracing-Maßnahmen haben den straffen Ablauf der Konferenz nicht beeinträchtigt. Unter den Gästen herrschte große Disziplin hinsichtlich Hygiene und Sicherheitsabständen. Sauters Bilanz: "Das Feedback der Teilnehmer war ausgezeichnet. Wir sind mit dem Ablauf der Konferenz trotz der schwierigen Rahmenbedingungen sehr zufrieden."